Gérez vos réunions

Michaël Maltais 4 mai 2022

Dans le merveilleux monde corporatif au sein duquel nous évoluons, qui ne s’est jamais plaint de la maladie du siècle dont la majorité d’entre nous est victime… les RÉUNIONS! Qui comme moi, à un moment ou à un autre, a regardé son agenda le lundi matin, pour constater que plus de 50 % de son temps de la semaine serait consacré à des réunions?

Et c’est à ce point-ci de votre lecture que vous vous demandez : « Mais pourquoi écrit-il à propos des réunions et de la gestion du temps dans une parution RH? ». Je vous explique : l’idée m’a traversé l’esprit après des lectures et quelques conversations avec des collègues RH.  

À l’ère de la grande démission et face à la guerre des talents à laquelle la grande majorité des organisations sont confrontées, la fidélisation des employés prend de plus en plus d’importance. La fidélisation passe par plusieurs dimensions, notamment le niveau de bonheur et la satisfaction des employés au travail.  

Citée dans un article du Harvard Business Review, une étude menée par l’Américain Steven Rogerlberg et d’autres collègues de l’University of North Carolina m’a interpellé. L’étude démontre que l’opinion des employés sur l’efficacité des réunions est en corrélation avec leur satisfaction ou leur insatisfaction générale par rapport à leur travail, même après avoir pris en compte leurs traits de personnalité et les facteurs environnementaux comme la conception du travail, la supervision et leur salaire. Voilà donc pourquoi je pense qu’en tant que professionnel RH, nous avons un rôle à jouer afin de nous assurer que les réunions qui se tiennent dans notre organisation soient efficaces.

Voici mon TOP 5 des trucs qui contribueront à une gestion efficace des rencontres, qu’elles se tiennent en personne ou via vidéoconférence : 

Truc no 1 – Demandez-vous « pourquoi j’organise une réunion? »

Les rencontres ont différents objectifs et il est primordial de cerner le vôtre avant d’envoyer vos invitations. Les principaux objectifs d’une rencontre sont les suivants : informer, consulter, régler un problème, et statuer ou prendre une décision. En établissant votre intention et ce que vous souhaitez accomplir au cours d’une réunion, vous aurez définitivement plus de chance d’y arriver.

Truc no 2 – Préparez votre réunion 

Avec votre objectif en tête, dressez la liste des gens que vous inviterez. Si vous n’êtes pas certain que telle ou telle personne doive être présente, validez avec la bonne personne que ce soit son patron ou un collègue. Rédigez ensuite une invitation claire, expliquant aux gens l’objectif de la rencontre et, si nécessaire, les informant des documents à apporter ou à préparer. D’inclure un ordre du jour à votre invitation contribuera également à la productivité de la rencontre.  

crédits: depositphotos.com

Truc no 3 – Débutez la rencontre du bon pied 

Clarifiez verbalement le but de la rencontre et révisez l’ordre du jour avec les participants. Que vous soyez en personne ou en vidéoconférence, effectuez un tour de table; si des documents ou une préparation étaient requis, assurez-vous que tout y est. Indiquez aux participants que vous prendrez des notes, ou encore mettez-vous d’accord avec quelqu’un qui le fera. Enfin, si d’autres idées ou sujets sont évoqués pendant la réunion et qu’ils ne sont pas en lien avec votre objectif, dites aux participants que le sujet sera noté puis discuté a posteriori avec les bonnes personnes.  

Truc no 4 – Soyez le chef d’orchestre de votre réunion

Gérez le temps, suivez l’ordre du jour et, bien entendu, assurez-vous que les discussions sont toujours en lien avec votre objectif. Veillez à ce que chacun écoute et qu’il n’y ait qu’une seule conversation à la fois, surtout si vous êtes en vidéoconférence. Si vous sentez qu’une personne présente souhaite parler, mais qu’elle ne prend pas la parole, demandez-lui si elle a quelque chose à ajouter. Rappelez-vous qu’il peut être plus difficile pour les gens introvertis ou encore nouveaux dans l’organisation de prendre leur place dans une réunion de groupe, encore plus en vidéoconférence. Toujours, dans une optique de clarté, si des décisions sont prises, synthétisez-les et assurez-vous de leur compréhension commune. Au risque de choquer, mais pour faire une réelle différence, pourquoi ne pas instaurer une pratique que certaines organisations ont déjà adoptée, soit de demander aux gens de ne pas utiliser leurs appareils électroniques pendant la rencontre? Ne croyez-vous pas qu’une rencontre au cours de laquelle Caroline ne consulte pas le score de la partie de hockey d’hier, que Jonathan ne navigue pas sur Instagram et que Karim ne joue pas à Tétris ne serait pas plus productive? Imaginez : plus besoin de répéter, de poser des questions pour ramener l’attention… Imaginez le temps économisé!

Truc no 5 – Assurez le suivi

Vous êtes occupé et, après votre réunion, vous souhaitez répondre à vos courriels, vos messages, etc. Vous aurez toutefois beaucoup plus de retour sur votre investissement de temps en réunion si vous envoyez un suivi aux participants quant à ce qui a été décidé en groupe, mais surtout si des tâches ont découlé de la rencontre et si vous avez désigné des personnes pour s’en occuper et établi des délais pour les réaliser.  

En conclusion 

Des rencontres productives requièrent une certaine rigueur, rigueur qui, je l’admets, peut donner une certaine formalité aux réunions. Toutefois, dans un monde où la vaste majorité des gens se plaint du stress causé par le volume élevé de réunions, et aussi de leur inefficacité, j’ai rarement été témoin d’une organisation où ce problème avait réellement été pris en main. En ne changeant rien, nous sommes les artisans de notre propre malheur. En tant que professionnel RH, je crois que nous avons ici une autre opportunité; un autre élément à améliorer puis à utiliser pour contribuer au niveau de bonheur des employés et à leur fidélisation. Une fois cette bonne pratique implantée, imaginez-vous aussi pouvoir indiquer dans vos offres d’emploi : « Chez nous, les réunions sont limitées, se tiennent uniquement avec les bonnes personnes, elles sont structurées et productives. ». Poseriez-vous votre candidature à une telle offre…? Moi, oui!

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À propos de Michaël Maltais

Michaël est un professionnel jouant un rôle de premier plan dans l’idéation, la conception, la communication et la mise en œuvre de programmes et stratégies RH innovants.

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