Par manque de temps ou dans l’urgence de pourvoir un poste, on néglige souvent une étape cruciale dans le cycle de vie de l’employé soit l’accueil et l’intégration. Pourtant, on sait aujourd’hui que cette étape a un impact direct sur la fidélisation de l’employé, mais également sur sa performance. Si l’on perd un employé au courant de sa première année au sein de l’entreprise, il se peut fortement que ce soit à cause d’un manque au niveau de l’accueil et de l’intégration.
Regardons ensemble dix actions incontournables à prendre en considération pour réussir une intégration.
1- Travailler le sentiment d’appartenance avant l’arrivée en poste
Dans un marché de l’emploi très volatil, on doit très rapidement consolider le lien avec le nouvel employé. Il est possible et fortement suggéré de le faire avant même qu’il commence. Un nombre grandissant d’entreprises décident de transmettre le « kit » de bienvenue du nouvel employé à ce dernier aussitôt que l’emploi est confirmé. Dans ce « kit », on retrouvera : la présentation de l’organisation et de ses produits, les documents officiels à caractère administratif que doit compléter le nouvel employé, mais également, des objets promotionnels (tasse à café, t-shirt, casquette, etc.) afin de développer le sentiment d’appartenance.
2- S’assurer de donner accès aux outils
Il n’est pas rare que des employés n’aient pas accès à leurs outils de travail (téléphone, ordinateur, carte d’accès, etc.) lors de leur première journée. Ce qui ne fait aucun sens puisque l’on connaît pratiquement toujours la date de début du nouvel employé et que l’on devrait donc être en mesure de prévoir ses équipements. Lorsqu’un employé n’a pas ses outils de travail, on retarde sa courbe d’apprentissage, on nuit à sa performance et on lui envoie également le message qu’il n’était pas vraiment attendu.
3- Identifier des personnes ressources
Tout au long de son intégration, le nouvel employé aura des questions. Il est donc essentiel dans le cadre du processus d’accueil et d’intégration, de prévoir des personnes ressources qui pourront répondre aux questions d’ordre administratif, technique, opérationnel, etc. De plus en plus d’organisations optent pour des systèmes de mentorat ou de parrainage qui prévoient que l’individu ait accès à une personne pour l’aiguiller vers les bonnes personnes ressources.
4- Impliquer le supérieur immédiat
Même s’il peut paraître évident que le supérieur immédiat est un acteur principal de l’intégration des nouveaux employés, on constate régulièrement que les gestionnaires ne contribuent pas à cette étape clé du cycle de vie de l’employé sous prétexte d’une réunion ou d’une tâche jugée plus importante. C’est une erreur. Le rôle du gestionnaire est d’accompagner les membres de son équipe afin d’optimiser leur performance et cela débute dès l’intégration.
5- Clarifier les attentes
Dès le premier jour, on devrait expliquer à l’employé le déroulement et les moments clés de l’intégration ainsi que les attentes que l’on a envers lui. En clair, il faut préciser à l’employé, le niveau de performance attendu dans les prochaines semaines. Ceci dit, on devrait également lui préciser le support auquel il aura accès s’il constate que son intégration et ses apprentissages ne vont pas aussi rapidement que prévu.
6- Partager la responsabilité de l’intégration
La responsabilité de l’intégration n’est cependant pas la responsabilité exclusive du gestionnaire. Le succès de l’intégration repose également sur une participation active du nouvel employé. On devrait également impliquer différents experts de l’organisation qui seront en mesure de présenter sous différents angles, les enjeux auxquels l’organisation fait face. C’est pourquoi des organisations optent pour des principes de rallye qui proposent à l’employé une série de rencontres avec des experts dans l’entreprise.
7- Faire savoir à l’employé que vous l’attendiez
Parmi les bonnes pratiques, il est recommandé de souligner l’arrivée du nouvel employé de manière significative. On voit de plus en plus, sur les réseaux sociaux, des photos prises par de nouveaux employés sur lesquelles on voit leur bureau avec un ordinateur, une tasse à café corporative, etc., mais aussi une carte de bienvenue et des ballons. Ce petit rituel est en fait un cadeau de bienvenue pour exprimer à l’individu que nous sommes heureux qu’il se joigne à l’équipe. Ces petites attentions contribuent donc à ce que l’individu se sente accueilli dès le premier jour.
8- Proposer un parcours d’apprentissages progressif
Une erreur que l’on commet souvent c’est de vouloir donner toute la formation à l’individu dès son premier jour de travail. D’une part, cela crée un effet « overdose » qui nuit à la capacité d’apprentissage de l’individu; d’autre part, le fonctionnement des outils et processus sont difficiles à retenir si on n’est pas en mesure de les relier à des situations professionnelles que l’on comprend. Il est donc préférable d’espacer les formations durant la période d’intégration pour que l’individu puisse expérimenter le travail et les apprentissages entre chaque formation.
9- Faire les suivis
L’accueil et l’intégration ne sont pas l’affaire d’une seule journée. Tout au long des premières semaines, l’individu pourrait avoir besoin de support. Il est donc recommandé de faire des suivis à la fin de la première journée, de la première semaine, du premier mois et de la période d’intégration. Selon les objectifs, le suivi pourra être fait par le gestionnaire s’il s’agit plus d’une question d’expertise ou de performance ou par les ressources humaines s’il s’agit d’une question en lien avec le parcours d’intégration ou des questions administratives.
10- Intégration sociale
Finalement, n’oublions pas d’accompagner l’individu dans son intégration sociale puisque débuter un nouvel emploi dans une entreprise c’est également se joindre à une nouvelle équipe. Pourquoi ne pas prévoir un repas d’équipe la première journée?
En conclusion
Ce petit tour des éléments clés est loin d’être exhaustif, mais il permet au moins d’identifier les moments ou activités cruciaux pour le succès de l’accueil et l’intégration. Le temps et les ressources que vous y investirez sont probablement l’un des meilleurs investissements que vous pouvez faire pour optimiser la performance de vos nouveaux employés.
Emilie est cofondatrice et rédactrice en chef du e-magazine FacteurH.com ainsi qu'animatrice de l'émission Web VecteurH.
Didier Dubois a cofondé HRM Groupe en 2006 qui s'est joint à Humance en 2023.
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