Urgence ou importance?

Par Catherine Rousseau

La gestion du temps demeure un enjeu quotidien bien important. Et comme gestionnaires, nous sommes constamment confrontés à plusieurs décisions et priorisations d’activités par jour. Rien pour nous faciliter la tâche, la pénurie de main-d’œuvre est venue chambouler nos façons de faire habituelles. Un employé quitte? Et l’on doit intensifier nos processus de recrutement. Un employé s’absente sans préavis? On doit le remplacer nous-mêmes sur le terrain puisque personne d’autre n’est disponible. Une commande qui n’entre pas? On doit vite faire des changements ou réfléchir à un produit de remplacement. Donc, constamment, on utilise un arbre de décisions qui s’appuie sur ce que l’on juge important ou urgent. Je ne sais pas pour vous, mais dans la dernière année, on est la plupart du temps dans « l’urgent » et « l’important ». Et cela peut entraîner des conséquences importantes sur notre santé physique et psychologique. Oui, le stress peut être positif, mais à long terme, il est rarement un ami qui « booste » notre productivité. 

 

Un outil pratique pour bien comprendre où l’on « met » notre temps : la matrice d’Eisenhower 

Cette méthode visant à donner des priorités aux tâches aurait été inspirée par Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, qui aurait un jour déclaré: « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Réf. Wikipédia. Cette matrice permet de facilement prioriser, de façon efficace, en fonction de deux axes : 

 

L’urgence des tâches [l’axe horizontal] et l’importance des tâches [l’axe vertical]. Cette matrice est donc composée de quatre zones :


crédits:wikipédia

Les activités importantes et urgentes doivent être exécutées très rapidement et peuvent difficilement être déléguées. Les activités importantes, mais peu urgentes, sont une zone de performance. Il est alors possible de les planifier pour une prise en charge efficace. Les activités urgentes, mais peu importantes sont à être déléguées rapidement, autant que cela vous soit possible. Et les activités peu urgentes et peu importantes peuvent être classées dans un stationnement que vous revisiterez ultérieurement.

 

Cette matrice est tout de même assez connue. Néanmoins, de prendre le temps (réellement) et d’analyser où se situent vos activités quotidiennes vous aidera à prendre conscience de la situation tout en contribuant à l’identification de moyens pour vous aider à vous retrouver le plus possible dans le cadran : important, mais peu urgent. Ce sont ces 20 % de tâches essentielles qui produiront 80 % des résultats que vous souhaitez. Ce n’est pas moi qui le dis, c’est la loi de Pareto!

 

Un outil essentiel pour vous sortir de là : le leadership conscient

Vous avez l’impression que les journées passent tellement rapidement que vous ne sauriez dire ce que vous avez fait? Alors, tentez de prendre conscience de votre quotidien, de chacune de vos décisions et interactions. Et faites de la place pour vous. La plupart des journées sont décadentes, mais lorsque l’on insère des plages de temps pour réfléchir et prendre un moment pour se poser, notre sentiment de bien-être et de satisfaction naît. Comprendre pourquoi on se sent stressé et percevoir la possibilité de prendre le contrôle sur ses sentiments pour préférer le bien-être au sentiment d’être débordé, pourquoi pas. Si l’on planifie du temps pour soi, les autres activités de la journée ont une autre saveur. Et ça goûte bon, juste parce qu’on a pris le temps de se prioriser.

 

On parle souvent de l’importance d’offrir une expérience employé positive à son équipe, mais penser à soi l’est tout autant.

 

Je dis toujours : « il n’y a pas de clients satisfaits sans employés d’abord satisfaits. »

Mais n’oubliez pas aussi « qu’il n’y a pas d’employés satisfaits, sans gestionnaires d’abord satisfaits! »

 

Bonne expérience employé!


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