Hiver 2022. En télétravail depuis bientôt deux ans. Mes collègues n’ont toujours pas de jambes. Qu’un visage et un tronc avec un décor flou ou une photo impersonnelle ou professionnelle en arrière-plan. Je porte des écouteurs pendant au moins huit heures par jour et je trouve de plus en plus que la coiffure de la princesse Leia était une sorte de prémonition (je lui ressemble tellement avec mes écouteurs)!
Ce matin, je suis allée courir malgré le froid sibérien de cet hiver 2022. Ma douche est prise, j’ai mangé un petit déjeuner santé et je respecte religieusement toutes les bonnes pratiques du télétravail. Mon bureau est ergonomique et j’ai un équipement haut de gamme pour travailler. Je suis tout de même un peu déprimée et j’ai une petite nausée latente, présente chaque matin, dès que je m’installe derrière mon écran pour une journée de rencontres virtuelles en rafale. Je vais m’assurer de bien manger aujourd’hui et peut-être même aller m’aérer l’esprit en faisant une courte marche à ma pause, question de préserver ma santé mentale et ne pas « choper » la COVID de l’âme!
Une collègue et amie veut me rencontrer pour avoir mes conseils d’animatrice et de formatrice. Je suis d’abord très contente de pouvoir aider, même si ce n’est plus dans mes tâches quotidiennes d’animer des rencontres virtuelles, et j’ai bien hâte de voir ce dont elle a besoin. Après les salutations d’usage, elle me pose la question qui la turlupine : « comment réussir à dynamiser nos rencontres virtuelles? »
Et voilà que je m’enflamme sur le sujet, sa question soulevant un flot d’émotions chez moi! Ma réponse est toute simple pourtant : revenons à la base de l’étiquette des rencontres :
D’ailleurs, Sonia Lupien, directrice du Centre d’études sur le stress humain de l’Institut universitaire en santé mentale de Montréal et professeure titulaire au Département de psychiatrie de l’Université de Montréal, traitait, dans une conférence que j’écoutais dernièrement, des « ti-bout de choses » que l’on fait depuis le début du télétravail à temps plein et de l’impact négatif que cela peut nous occasionner. J’adore son analogie. Vous savez, quand on commence à rédiger un document et qu’on entrecoupe ça par une brassée de lavage, la réponse à un texto, le paiement d’une facture, la préparation d’une collation pour notre descendance ou par la réponse à la sonnerie de la porte d’entrée pour réceptionner une livraison d’Amazon… Ça vous semble familier? Bref, nous pensons être efficaces et productifs en agissant ainsi, mais imaginez si l’on fait tout ça pendant une rencontre virtuelle. Je me questionne alors sérieusement : comment voulez-vous que l’animateur dynamise votre rencontre davantage?
Vous ne réalisez peut-être pas, mais les animateurs vous voient, même virtuellement, même à l’écran, même à distance, quand vous faites autre chose pendant qu’ils vous parlent! Ils vous voient répondre à vos courriels, ils vous voient en train de terminer un document pour la rencontre suivante, ils voient vos yeux qui décrochent complètement de ce qu’ils sont en train de vous dire, car vous avez la tête ailleurs, sur votre iPhone, ou dans un fichier Excel, le nez collé à votre écran en train de chercher une réponse dans une colonne de chiffres qui n’a rien à voir avec leur propos! Ils perçoivent votre désintéressement à distance.
Quand j’anime une rencontre virtuelle, il m’arrive souvent de me poser la question suivante : oseriez-vous vraiment participer à une rencontre en présentiel, vous asseoir sans dire bonjour aux autres, ouvrir votre ordinateur pour commencer à travailler sur un document qui n’a rien à voir avec le sujet de la rencontre à laquelle vous assistez ou encore répondre à un texto ou un appel en plein milieu de la rencontre, devant tout le monde? J’imagine, et j’espère, que non… Rappelez-vous, certaines bonnes pratiques de l’époque où l’on fermait son téléphone cellulaire en entrant en rencontre. Rappelez-vous certains animateurs qui osaient même vous demander de déposer votre téléphone intelligent dans un panier à l’entrée de la salle ou encore de fermer votre ordinateur portable pour écouter la présentation!
Les meilleurs animateurs ont beau préparer leurs rencontres avec une présentation visuellement attrayante, tenter d’être les plus dynamiques possible pour capter votre attention, animer la rencontre en position debout et prendre des pauses dans leur allocution pour vous laisser le temps de revenir avec eux, intégrer de l’animation avec des applications comme Wooclap ou Slido, user d’humour ou d’autres stratagèmes pour capter votre attention, si vous êtes préoccupés et que vous avez l’esprit ailleurs, ils peuvent bien vouloir vous donner tout un spectacle, ils ont perdu d’avance si vous faites autre chose en même temps!
Je sais, je sais, mes propos peuvent sembler remplis de frustration et de désarroi, mais que celui qui n’a jamais péché par le multitâche me jette la première pierre! J’avoue que je peux mettre le chapeau moi aussi! Quand j’assiste à une rencontre entre deux autres, sans zone tampon dans mon calendrier Outlook, que mon agenda est triplement planifié avec parfois des rencontres simultanées, et que je n’ai pas le temps de répondre à mes messages, ni même prendre une simple pause pipi, le multitâche me parle aussi! Je suis humaine et je cherche aussi à gagner du temps. Finalement, je réalise que pour répondre à la question de mon amie, il peut être intéressant de retourner à la base de l’étiquette comme participant à une rencontre, de revoir sa priorisation et sa gestion du temps pour être pleinement présent et écouter ce qui se dit. Je constate que l’enjeu n’est peut-être pas uniquement la façon d’animer une rencontre. Nous avons tous notre propre part de responsabilité. Ensuite, je dis bien ensuite, on pourra tenter de trouver de vraies solutions pour dynamiser une rencontre virtuelle!
Passionnée par le contact avec les gens, elle conçoit, anime et diffuse des formations auprès de leaders d’entreprise depuis une vingtaine d’années.
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