Avec le nez collé dans nos opérations à éteindre des feux et à essayer d’éviter que d’autres ne s’allument, il n’est pas rare de constater, en voulant prendre une bouffée d’air frais au-dessus de la forêt, qu’il y a bien plus de foyers allumés et que, si l’on ne prend pas le temps d’analyser la situation réelle et d’élaborer une stratégie d’intervention, la forêt risque d’y passer au grand complet!
Peut-être que l’image est brutale, mais elle est bien réelle!
Pourquoi est-ce si important?
Le diagnostic RH est essentiel dans une organisation. Que cette démarche soit effectuée à l’interne par le département RH ou par la direction, ou à l’externe par des professionnels et professionnelles en gestion des ressources humaines, elle permet notamment d’analyser les pratiques de gestion RH, les processus RH et le climat organisationnel, et d’identifier clairement les forces et les faiblesses. Avec un tel portrait, nous sommes à même de cibler les actions devant être entreprises pour nous améliorer.
La démarche pour un diagnostic RH réussi
Étape 1 : Encadrer la démarche
Avant de commencer une telle démarche, il faut se poser certaines questions. Que voulons-nous mesurer? Quelle est la finalité visée? Quels sont les objectifs? Avons-nous les ressources disponibles pour réaliser la démarche et, surtout, pour agir sur les résultats qui en découleront? On va se le dire, commencer un tel exercice sans définir le cadre précis de la démarche ni s’assurer d’être prêt à recevoir les commentaires et à agir peut causer plus de dommages. L’inaction à la suite d’une démarche de diagnostic RH, c’est l’équivalent de jeter de l’huile sur les petits foyers actuellement allumés.
Étape 2 : Collecte de données
Ce n’est pas un secret : la meilleure façon d’avoir un portrait clair de la situation est de questionner notre personnel et nos gestionnaires. Que ce soit sous forme de sondages ou d’entretiens structurés, le but de cette première étape est de recueillir les commentaires de nos équipes sur les forces et les faiblesses des pratiques de gestion des ressources humaines actuellement en place dans l’organisation et surtout d’identifier avec elles des pistes de solutions concrètes.
C’est connu : quelqu’un qui n’a pas été entendu n’entend pas. Écoutez vos gens; ils ont probablement la solution! L’écoute et la réceptivité de vos équipes risquent d’être moins bonnes si elles n’ont pas pu contribuer à l’identification des solutions.
Il est aussi très important, dans le cadre de la démarche, d’effectuer une revue documentaire de la fonction RH (analyse des politiques, procédures, processus, outils, indicateurs, etc.) afin de brosser un portrait encore plus précis de la situation actuelle.
Étape 3 : Analyse des données recueillies
À cette étape, il est important de prendre une position neutre et impartiale. Ce qu’on souhaite, c’est d’obtenir un portrait réel de la situation, des enjeux, des risques et des améliorations possibles. Pour structurer son analyse, l’idéal est de compartimenter par pratique RH : dotation, accueil et intégration, gestion des talents, rémunération, santé et sécurité au travail, climat organisationnel, communication, etc.
Par pratique RH, on vient clairement identifier les forces, les enjeux, les pistes d’amélioration et les priorités d’action.
Étape 4 : Rapport et plan d’action stratégique
Une fois l’analyse complétée, il est tout indiqué de synthétiser les résultats et les recommandations dans un rapport écrit, appuyé par un plan d’action faisant état des priorités d’action et d’un échéancier visé.
Le temps de tout le monde étant précieux, rien n’est plus concret qu’un rapport qui permettra de présenter les résultats et les recommandations à la direction de l’organisation de façon claire et précise, avec un plan d’action détaillé et priorisé, le tout aligné aux objectifs stratégiques de l’organisation.
Comment mesurer en continu
Vous avez complété votre diagnostic RH, produit un rapport de recommandations et élaboré un plan d’action stratégique visant la mise en place de mesures pour améliorer les problématiques identifiées. Vous avez également progressé dans la mise en œuvre de vos actions en créant, au besoin, des comités de travail. Bravo!
Maintenant, comment vous assurer que vos actions ont un impact? Que les mesures en place répondent adéquatement aux problématiques ciblées?
Une bonne pratique est de mettre en place des indicateurs pour mesurer l’efficacité de vos mesures et de vos pratiques puis de mesurer le tout de façon périodique :
- Taux de roulement ou de rétention
- Taux d’engagement (ENPS)
- Taux de satisfaction ou indice de bonheur
- Taux d’absentéisme
- Niveau d’atteinte des objectifs individuels et organisationnels
- Outils de mesures pouvant être mis en place
- Entrevue de départ ou de rétention
- Sondage de satisfaction globale
- Sondage ciblé
- Évaluation 360
- Boîte à commentaires et à suggestions
Pourquoi faire affaire avec une ressource externe?
Dans certaines situations, il peut être plus que pertinent de faire affaire avec une ressource externe pour une telle démarche. Voici donc quelques raisons qui mèneraient certaines organisations à donner ce mandat à l’externe :
- Neutralité et impartialité : Quand nous avons le nez collé à l’arbre, quand le quotidien nous submerge, quand nous avons nous-mêmes pris part à la mise en place des mesures déjà existantes, il nous est plus difficile de prendre le pas de recul et de faire preuve de neutralité et d’impartialité.
- Expertise : Surtout lorsque nous n’avons pas d’expertise en gestion des ressources humaines dans l’organisation, faire appel à des ressources externes spécialisées en la matière peut être une excellente solution.
- Manque de temps : On va se le dire, une telle démarche, réalisée dans les règles de l’art et sans négliger aucune étape, demande temps et énergie.
Conclusion
« Seul, on va plus vite; ensemble, on va plus loin ».
Cette expression prend tout son sens dans le cadre d’une démarche de diagnostic RH. Le succès de la démarche dépend de l’écoute et surtout de la considération que vous aurez face aux commentaires et aux recommandations recueillis, mais surtout de l’implication des gens dans la mise en œuvre des mesures. N’agissez pas en solo! Vos équipes veulent la même chose que vous; donc, impliquez-les!
Le meilleur moment pour réaliser un diagnostic RH n’est pas quand tout brûle… c’est maintenant!
