Avez-vous encore des piles de papiers qui s’accumulent? Le spécimen de chèque d’une personne fraîchement embauchée n’arrive-t-il pas toujours à temps chez le responsable de la paie? Perdez-vous un temps précieux à retrouver certains documents au dossier? Si c’est le cas, le moment est venu d’automatiser certains processus et de mieux structurer les dossiers de votre personnel.
On parle souvent de l’importance de planifier les ressources humaines, mais disposer des bons outils est tout aussi essentiel pour bien gérer les dossiers, protéger la confidentialité et, surtout, gagner en efficacité.
Pourquoi envisager un SIRH?
L’objectif principal d’un SIRH est de structurer, de centraliser et d’automatiser les processus et les données RH. Ainsi, on ne cherche plus à dix places différentes pour trouver l’information. Trop souvent, un membre du personnel a une entente avec un gestionnaire. Si cette personne quitte, il n’en reste aucune trace puisque le document est introuvable ou que la conversation n’a jamais été consignée.
Les avantages d’un SIRH
1. Maximiser votre temps
En PME, ce sont souvent les personnes occupant les rôles d’adjoint, de technicien comptable ou de propriétaire qui assument plusieurs tâches liées à la gestion du personnel. Ces tâches sont souvent répétitives et associées aux RH.
En libérant du temps consacré à des tâches administratives qui n’apportent pas de valeur ajoutée à l’exécution, mais uniquement au résultat, il devient possible de travailler de façon plus efficace et stratégique.
Un SIRH permet de réduire le temps consacré aux demandes de congé, aux signatures électroniques, aux rappels automatiques, etc. Le temps économisé peut alors être réinvesti dans l’innovation, la vente ou le service client – bref, au cœur de la mission.
2. Amélioration de l’expérience employé
Tout le monde n’est pas à l’aise avec l’improvisation de dernière minute ou le « on verra ». Plusieurs préfèrent savoir à l’avance afin de pouvoir s’organiser.
Un portail où l’on peut retrouver facilement ses documents, ses congés, son profil et son historique renforce la transparence et, par le fait même, le climat de confiance au sein de l’équipe.
3. Décision basée sur des faits
Un tel outil centralise l’information au même endroit. Par exemple, lorsque quelqu’un cumule des absences, arrive fréquemment en retard et présente une performance insatisfaisante, il devient simple de consulter son dossier afin d’obtenir un portrait global de la situation.
Il est aussi possible d’accéder rapidement à l’information pour identifier les tendances : taux de roulement, absentéisme, besoins de formation, etc. Les décisions deviennent ainsi plus stratégiques et moins réactives.
Comment choisir le bon SIRH
Identifier votre objectif
Avant de choisir un outil, il est essentiel de définir son objectif :
- Réduire le temps consacré aux tâches administratives
- Réduire la dépendance aux personnes clés
- Améliorer l’expérience employé
Réfléchir aux points 2 et 3 dès le départ permet de réaliser des économies à long terme. Comme il est coûteux de changer de solution, il est préférable de planifier adéquatement dès le début.
De plus, il est important de bien cerner vos besoins. Voici quelques questions clés :
- Où se trouvent les documents (dossiers individuels, courriels)?
- Quelles tâches RH sont répétitives?
- Quels processus reposent sur une seule personne?
- Où se situent les risques d’erreurs?
Prioriser vos besoins
Pour être durable, un SIRH doit soutenir l’organisation aujourd’hui, mais aussi dans deux à trois ans.
Besoins immédiats :
- Feuilles de temps et/ou intégration avec la paie
- Centralisation des dossiers
- Suivis des absences
- Automatisation des approbations
Besoins potentiels :
- Gestion de la formation (incluant la loi du 1 %)
- Gestion de la performance
- Tableaux de bord RH
Évaluer l’impact humain
La transformation numérique demeure d’abord humaine. Pour réussir l’implantation, il est important :
- d’impliquer les gestionnaires tôt afin de valider leurs besoins et les gains recherchés;
- de prévoir de la formation;
- d’anticiper les résistances.
Faire un choix éclairé
Une fois les besoins définis, comparez les solutions selon :
- la facilité d’évolution;
- l’intégration avec la paie;
- la qualité du soutien technique;
- la capacité à accompagner votre croissance.
L’objectif n’est pas de trouver « le meilleur SIRH », mais bien celui qui convient le mieux à votre organisation.
Conseils pratiques pour les PME de 5 à 20 personnes
Souvent, les PME estiment que l’investissement est trop élevé et qu’elles n’ont pas encore suffisamment de personnel pour sauter le pas. Pourtant, il est plus facile de mettre une solution en place et de faire évoluer les habitudes pour une équipe de cinq personnes que pour une équipe de vingt. De plus, cela demande moins de temps en gestion du changement.
Par ailleurs, économiser quatre heures par mois a davantage d’impact sur une équipe de cinq personnes que sur une équipe de vingt. Être une très petite organisation ne signifie donc pas qu’il n’y a pas de besoins.
Conclusion
Un SIRH ne fait pas de miracles : il faut encore y saisir l’information et maintenir une certaine rigueur, mais l’outil facilite grandement la gestion au quotidien. Il est aussi essentiel de bénéficier d’un accompagnement adéquat avant, pendant et après l’implantation afin d’assurer une intégration réussie.
En bref, on investit du temps à court terme pour en récupérer beaucoup à long terme. Si votre organisation connaît du roulement de personnel ou prévoit une croissance, le retour sur investissement se fera encore plus rapidement. De plus, puisque les technologies évoluent à grande vitesse, amorcer dès maintenant un virage vers l’automatisation de certaines tâches RH vous aidera à bien vous positionner pour les années à venir.
