Télétravail, imprimantes partagées et confidentialité des informations : tensions, attention!

Katherine Poirier 4 octobre 2022

Les dernières années ont permis aux organisations de constater qu’une certaine géoflexibilité est possible dans le cadre de plusieurs postes au sein de leurs équipes de travail. L’assiduité et la performance ne se mesurent plus uniquement par la présence dans l’établissement et il en est très bien ainsi pour les employés qui désirent accomplir leurs fonctions de leur domicile ou tout en voyageant.

Cependant, le travail à l’extérieur des murs comporte certains écueils en lien avec la sécurité informatique et la confidentialité des échanges, notamment lorsque les outils ou les réseaux utilisés ne sont pas sécurisés.

Une entreprise californienne l’a appris à ses dépens récemment, alors que le tribunal a conclu que l’organisation avait renoncé à la protection du secret professionnel lié aux échanges confidentiels entre un avocat et son client lorsque le président de l’entreprise a fait imprimer un courriel comprenant des informations stratégiques par un employé de l’hôtel où il séjournait.

 

Ainsi, dans l’affaire Fourth Dimension Software v. Der Touristik Deutschland

GMBh (United States District Court, Northern District of California Sep 14, 2021 19-cv-05561-CRB (AGT) (N.D. Cal. sept. 14, 2021)), la cour du district nord de Californie a décrété que la divulgation non nécessaire du document emportait une renonciation au secret professionnel, permettant ainsi à l’autre partie dans un litige d’en obtenir communication. Le courriel divulgué avait été transmis à l’adresse courriel générale de l’hôtel, avec la mention : « svp, imprimer, je suis dans le lobby » sans pour autant que le courriel ne comporte quelque indication que ce soit quant au caractère confidentiel de l’information qu’il contenait. Ce faisant, les conseils juridiques stratégiques transmis à l’organisation par son ancien avocat interne ont pu être communiqués à l’autre partie, alors que ces échanges auraient normalement dû être exclus des documents admissibles en preuve.

Au Québec, le droit au secret professionnel est un droit de la personne dûment reconnu par la Charte des droits et libertés de la personne, tant aux individus qu’aux personnes morales. Dans ce contexte législatif précis, les tribunaux québécois rendraient-ils la même décision que leurs homologues californiens s’ils étaient confrontés à une trame factuelle similaire? Mieux vaut prévenir que de devoir plaider le tout!

En ce sens, un rappel aux salariés qui travaillent hors des murs s’impose, afin que les renseignements confidentiels qui transitent hors des serveurs de l’organisation soient traités comme tels. Naturellement, l’utilisation de réseaux non sécurisés est à proscrire. De plus, il y a lieu de s’assurer que les salariés configurent leur signature électronique de courriel afin d’indiquer que tout récipiendaire non autorisé se doit de détruire la communication sur-le-champ sans en prendre connaissance ni en conserver un exemplaire. Lorsque la communication est visée par le secret professionnel, ça devrait également être indiqué dans le courriel.

 

En effet, il y a fort à parier que la signature « envoyé de mon iPhone » ne suffise pas à conférer un caractère confidentiel à un courriel!

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À propos de Katherine Poirier

Conseillère en ressources humaines agréée, Katherine conseille et représente les organisations de tous les secteurs d'activité.

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