Il est de plus en plus courant, lors d’appels en visioconférence, qu’une personne conviée démarre la transcription de la rencontre, parfois même sans y être présente. Est-ce une bonne pratique?
La transcription automatique : outil à double tranchant
À la fin de novembre 2025, The Globe and Mail et le Human Ressources Reporter ont fait état d’un incident survenu dans un hôpital ontarien mettant en cause une application de transcription, dont l’utilisation a mené à une violation inquiétante de la confidentialité.
L’incident découle de la transcription automatique d’une rencontre virtuelle entre médecins, laquelle a ensuite été distribuée sous forme de compte rendu. Ce résumé révélait des informations médicales hautement sensibles à toutes les personnes conviées, qu’elles aient participé ou non à la rencontre.
Ce faisant, une violation importante de la vie privée des patients est survenue. Comment est-ce possible? Une personne conviée aux rencontres de département utilisait une adresse courriel personnelle, en contravention avec les politiques de l’hôpital. Cette adresse était liée à une application de transcription automatique qui a transcrit les rencontres auxquelles elle était conviée, et ce, bien après son départ de l’hôpital.
Si une telle transcription peut s’avérer utile, il faudrait toutefois qu’elle ne soit pas diffusée à l’extérieur du cercle des personnes effectivement présentes à la rencontre.
Pour les médecins appelés à formuler des avis lors de consultations, une précaution additionnelle s’impose : redoubler de vigilance et s’assurer que la transcription reflète fidèlement ce qui a été dit, ainsi que tout le contexte dans lequel elle s’inscrit. Un échange verbal remplace rarement une opinion écrite et détaillée, et la transcription d’une telle consultation, si elle n’est pas fidèle, peut entraîner bien des complications.
Il faut également garder en tête que, dans certaines circonstances, une telle transcription non protégée par le secret professionnel pourrait faire partie du dossier employé, auquel le ou la titulaire pourrait demander accès en cas de litige.
Si les paroles s’envolent et que les écrits restent, mieux vaut s’assurer que les écrits qui restent reflètent fidèlement ce qui a été dit et soient conservés en lieu sûr!
Conclusion
Si les outils d’intelligence artificielle permettant la transcription de rencontres sont fort utiles, il y a lieu de se questionner avant d’activer cette fonctionnalité lorsque la rencontre vise le partage d’informations confidentielles.
Quant aux professionnels et professionnelles qui émettent des opinions, si leur clientèle souhaite conserver la transcription à titre de notes de la rencontre, il importe de s’assurer de son exactitude, les transcriptions ne captant pas toujours les nuances de la langue française.
Enfin, lorsqu’on s’apprête à tenir une rencontre confidentielle, il est de mise de vérifier que toutes les personnes conviées sont bien présentes, que les comptes utilisés sont bien sécurisés et que personne n’a envoyé son bot sténographe à sa place!
Encore une fois, rien ne remplace une politique organisationnelle bien écrite et diffusée, afin de rappeler à toute personne travaillant au sein de l’organisation que leur rôle dans la protection de la confidentialité doit s’exercer à chaque accès au réseau.
