Favoriser l'innovation, un environnement qui encourage la créativité

Êtes-vous préoccupé par la capacité de votre organisation à provoquer des innovations radicales? Pensez-vous que l'environnement de travail pour­rait être un levier de la créativité et de l'innovation? Il est peut-être temps de repenser certaines caractéristiques de l'environnement de travail pour en­courager vos employés à être créatifs!

Contexte actuel 

Saviez-vous que les recherches montrent que la plupart des leaders d'entreprise considèrent l'innovation comme un élément vital pour assurer le maintien du succès à long terme et des avantages compétitifs des firmes?  D'ailleurs, la capacité d'innover est l'une des princi­pales préoccupations organisationnelles soulevées par les leaders.

L'innovation est la mise en place concrète d'idées nouvelles qui auront un impact sur la croissance et la performance de votre organisation. Ces idées nouvelles proviennent de la créativité qui, pour sa part, est définie comme « la capacité d'inventer ou d'imaginer quelque chose de nouveau, la capacité de produire de nouvelles idées en changeant et en com­binant celles qui existent déjà » en ayant comme objectif de créer de la valeur aux yeux de certaines parties prenantes. En résumé, la créativité est de penser et l'innovation est de faire. La nuance est importante puisqu'il sera impossible de provoquer des innovations dans l'orga­nisation sans des gens créatifs. Toutefois, pour que les employés soient créatifs, il faut que l'or­ganisation devienne en quelque sorte un terrain de jeu à la prise de risques contrôlés. Il y a évidemment plusieurs façons de concevoir une organisation de ce type et il n'est pas nécessaire d'investir des sommes colossales!

Avant d'entrer dans la conception de l'organisation, il est important de déconstruire certains mythes entourant la créativité pour ne pas tomber dans ces pièges :

• la créativité n'est pas présente uniquement chez les grands artistes;
• la créativité n'est pas innée;
• il ne faut pas être libre pour être créatif;
• la créativité n'est pas favorisée par la solitude de l'individu;
• la créativité n'est pas une manière d'être.

Donc, tout le monde peut être créatif en ayant des conditions adéquates. Les contacts entre les employés sont primordiaux à l'instauration d'un environnement de travail créatif. Il faut briser les silos en offrant des espaces physiques et temporels pour que les gens partagent à l’in­térieur de groupes informels de travail.

Comme la créativité émerge des employés, les leaders en gestion des ressources humaines ont maintenant l’opportunité de prendre en main la mission de créer un environnement qui favorise l’innovation. En effet, accompagner l'organisation  dans cette démarche relève de leur champ de compétences. En effet, concevoir  un environnement propice à l'émergence de la créativité chez les employés nécessite des processus, un design organisationnel, des élé­ments de culture… et plus encore. En prenant  une telle initiative, il sera en plus possible de mon­trer aux hauts dirigeants la valeur stratégique de cette fonction en pleine transformation.

Ne tomber pas dans le piège; chaque entreprise est unique 

Nombreux sont ceux qui pensent à Google, Ubisoft, Pixar ou autres entreprises  de ce type lors­que l'on pense à un environnement de travail innovant. Toutefois, les environnements de travail inno­vants ne sont  pas seulement pour  les entreprises dans le secteur des technologies. D'ailleurs, reproduire l'environnement de Google n'engendra pas les mêmes résultats partout, puisque chaque entreprise est unique, avec des employés et une raison d'être qui sont différents. De ce fait, certaines pratiques peuvent être bénéfiques pour favoriser la créativité chez l’entreprise X et néfaste chez l'entreprise Y.

Pensez à la fameuse mode des bureaux à aires ouvertes. Est-ce que ce type  d'aménagement conviendrait à un cabinet d'avocats où les rencontres avec les clients sont hautement confi­dentielles et fréquentes? Peut-être que oui, peut-être que non. Ce qui est le plus important, c'est de réfléchir à vos besoins et ne pas tenter d'imiter des entreprises à succès. Votre environnement doit être personnalisé pour convenir à vos employés, pour favoriser l'émergence de leur créativité.  Toutefois, comment vous assurer que les changements désirés vous conviendront sans tomber dans des dépenses colossales?

Le prototypage; une méthode pour vous aider 

Qu'est-ce que le prototypage?

Le prototypage est un outil qu'on retrouve en design thinking et utilisé lors de la troisième phase du processus, celle de l'expérimentation. Le but est de convertir les idées abstraites et les concepts qui ont été retenus dans la phase d’idéation en une représentation matérielle ou visuelle simple. Réalisé de manière rapide, le prototype permet de voir plus concrètement le concept, l’idée ou la solution  de manière à progresser à faibles coûts. Une fois prototypé, il est facile d'aller chercher la rétroaction des utilisateurs futurs et d'apporter les ajustements nécessaires avant l'implantation, puisque souvent, à ce stade, les coûts nécessaires aux ajuste­ments deviennent de plus en plus substantiels. Voici quelques critères de succès et conseils qui favorisent l'atterrissage d'un prototype approprié :

• Ne perdez pas de temps. Bâtissez et renouvelez rapidement vos prototypes pour faire progresser vos idées.
• Utilisez des matériaux bon marché et jetables. Ne cherchez pas la perfection. Un prototype est la représentation d'une idée, non une solution dans sa forme finale.

Qui doit être impliqué?

Il est toujours intéressant d'avoir une diversité dans les participants. De ce fait, il est recom­mandé d'inviter à cette séance des employés de divers échelons hiérarchiques, départements et localisations.

Comment ça s'applique?

1. Déterminer ce que vous voulez prototyper
Dans ce cas-ci, nous voulons prototyper une représentation visuelle d'un environnement de travail idéal pour  innover.

2. Déterminer la méthode de prototypage (visualisation, « storyboard », application)
Le choix de la méthode doit se faire en fonction du type de projet. Il faut donc choisir celle qui convient le mieux. Dans ce cas-ci, la matérialisation 3D semble être la méthode appropriée puisqu'il sera facile de prototyper l'environnement de travail sous forme de maquette.

3. Ne pas imposer trop de consignes
Les groupes (participants) doivent s'organiser par eux-mêmes. Il est donc  fortement recommandé de ne pas imposer trop de consignes, mis à part la durée de l'exercice (habituellement 30-40 minutes).

4. Choisir le matériel et la salle
Il faut fournir aux participants une boîte qui contient toutes sortes de matériaux  pour qu'ils puissent bricoler. Il faut aussi trouver un lieu propice dans lequel les participants peuvent s'exprimer et s'amuser. Ensuite, on demande  aux individus d'utiliser ce qu'il y a dans la boîte et l'espace autour d'eux pour créer une maquette d'un environnement qui, selon eux, favorise l'innovation.

5. Prototyper
Il faut pousser  les individus à se lancer dans l'action et accepter qu'il y ait un certain chaos au début de l'exercice.

6. Expliquer le prototype
Il  faut capturer  l'histoire du prototype en désignant un responsable dans l'équipe qui expliquera la logique, l'histoire, le contexte et  les réflexions entourant la création du prototype. Sans cette étape, il sera assez difficile de saisir l'essence de la création.

Prochaines étapes 

• Allez présenter le prototype aux parties prenantes pour obtenir de la rétroaction.
• Invitez les parties prenantes à critiquer le prototype au niveau de la faisabilité, viabilité et désirabilité.
• Faites évoluer le prototype en fonction des commentaires recueillis.

À  retenir

La création d'une première version du prototype devra évidemment être  présentée par la suite pour obtenir de la rétroaction auprès des parties prenantes clés. Suite aux commen­taires recueillis, les participants apportent les améliorations nécessaires au prototype afin de le faire évoluer.

Cet exercice stimule le travail d'équipe, la créativité et l'adhésion des personnes impliquées. D'ailleurs, les gens auront tendance à prototyper selon leurs propres besoins, ce qui favo­risera la création d'un environnement de travail innovant personnalisé à votre entreprise. De plus, on peut s'attendre à ce que les participants aillent encore plus loin que la mission de base! Par exemple, ils pourraient imaginer des modes de communication ainsi que des ser­vices attendus.  Vous réaliserez peut-être que vos employés  désirent seulement  avoir l'occasion de décorer  leur  bureau,  d'avoir une  machine  à café commune pour  favoriser des discus­sions informelles, de peinturer les murs actuellement gris... etc. La création  d'un  environ­nement  de travail  pour  favoriser  l'innovation est peut-être beaucoup  plus simple que ce que vous imaginez!

Pour l'organisation, l'utilisation du prototypage est très avantageuse puisque ça permet d'éviter des dépenses inutiles engendrées par l'implantation d'une solution inappropriée. En effet, si la solution n'est pas désirable, faisable ou viable, il faut  le savoir le plus rapidement possible. À l'aide du prototypage, nous pouvons donc échouer vite afin de réussir encore plus vite. Alors, êtes-vous prêts à prototyper votre terrain de jeu?