Déléguer pour développer

Il est vingt-deux heures trente, vous tentez de lire un bon livre pour vous détendre avant de vous endormir, mais vous n’y arrivez pas. Vous réalisez que ça fait quatre fois que vous relisez le même paragraphe de votre livre, car vous n’arrivez pas à vous concentrer. Tout ce à quoi vous pensez, c’est votre charge de travail et les nombreux dossiers qui vous attendent le lendemain, et angoissé, vous vous dites : « il faut absolument que j’en délègue un peu à quelqu’un de mon équipe! ».  

Ce genre de situation vous est familière? Rassurez-vous! Comme vous, plusieurs sont passés par là. Mon premier conseil serait de tenter de mettre le boulot de côté en faisant un ou deux exercices de méditation, mais ça, c’est pour un autre billet.  

Beaucoup d’encre a coulé à propos du thème de la délégation. Je crois quand même intéressant de revenir sur certains angles parfois ignorés.  

No 1 – Bien déléguer : un levier dans le développement des compétences

Combien de fois, lors d’entrevues de sélection, avons-nous entendu un candidat ou une candidate nous poser la question suivante : « comment pourrais-je me développer dans le poste que vous cherchez à pourvoir? ». Cette question est tout à fait légitime dans l’optique où nous vivons dans un monde où tout évolue tellement rapidement, et dans lequel nous devons sans cesse améliorer nos compétences ou en développer de nouvelles. Si, à titre de leader, vous déléguez certaines responsabilités aux membres de votre équipe, ou encore que vous demandez à certains d’entre eux de se charger de certaines parties des projets sur lesquels vous travaillez, vous contribuerez à leur développement. Vous devrez toutefois vous assurer de bien déléguer. Pour ce faire, poursuivez votre lecture au point numéro 2 ci-après.

No 2 – Quatre étapes faciles pour bien déléguer

1. La liste. Il pourrait être rapide (donc tentant, puisque vous êtes débordé!) de tout simplement répartir votre surcharge de travail entre chacun des membres de votre équipe. Cette approche est à PROSCRIRE! Avant de faire quoi que ce soit, dressez une liste de tous les projets en cours et/ou des tâches à déléguer. Je vous recommande également, pour chacun des items, de déterminer leur niveau de complexité en utilisant, par exemple, une échelle de 1 à 3 : 1 étant simple et 3 étant complexe.
2. Les intérêts. À titre de leader d’une équipe, vous devriez avoir une bonne idée des intérêts de vos ressources en matière de développement, de même que du niveau d’expertise de chacune d’entre elles. Appariez les intérêts et les niveaux d’expertise avec votre liste d’items à déléguer. Pour favoriser la collaboration, gardez en tête que vous pourriez également déléguer un projet à plus d’un membre de votre équipe. Bien entendu, il se pourrait que certains items soient plus difficiles à apparier que d’autres. Une solution possible serait de discuter, en rencontre d’équipe, de ces items et voir qui pourrait être intéressé. Rares sont les moments où personne ne se manifestera.  
3. La communication. Au moment de déléguer, assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour rencontrer la ou les personnes concernées. Mettez-vous dans un état d’esprit où vous confiez un projet à quelqu’un pour lui permettre d’apprendre et de se développer, et non pour vous débarrasser d’une tâche dont vous n’avez pas envie. Prenez le temps d’expliquer clairement le projet ou la tâche, ainsi que vos attentes et les délais. Vous pourriez aussi mettre en lumière les compétences que cette personne aura la chance de développer ou perfectionner en réalisant ce que vous lui demandez. Une fois cela fait, assurez-vous de la bonne compréhension de votre interlocuteur et répondez à ses questions.  
4. Les suivis. Comme dans beaucoup de situations, les suivis sont nécessaires. Vous pourriez fixer des rencontres de suivi par vous-même ou encore demander aux gens à qui vous avez délégué des tâches de s’en occuper. Au cours de ces rencontres, assurez-vous bien entendu de l’avancement du projet, mais prenez soin de répondre aux questions. Si votre interlocuteur est peu volubile, vous pourriez lui demander, par exemple, s’il est satisfait de l’avancement du projet à ce jour, s’il a besoin de vous pour lui présenter des joueurs clés de l’organisation qui sont nécessaires à la réalisation du projet, s’il y a des éléments bloquants qui l’empêchent de mener à bien le projet, etc. Si vous constatez que la personne est trop à l’extérieur de sa zone de confort, offrez votre aide et impliquez-vous plus.  

No 3 – Et après?

Une fois les projets complétés, faire un « post-mortem » est intéressant. Inventorier ce qui s’est bien passé et identifier ce qu’on aurait pu mieux faire permettent l’apprentissage. L’étape du bilan, malheureusement souvent escamotée, vous offre également la possibilité de partager votre appréciation de la performance de la personne dans la réalisation du projet, mais également de lui offrir des conseils et du coaching. Enfin, prenez également le temps de célébrer les succès : si quelqu’un s’est démarqué, soulignez-le-lui et pensez également à le partager avec toute votre équipe. La reconnaissance est facile à témoigner et fera une grande différence dans l’engagement et la mobilisation de vos troupes.

Au final, on réalise qu’il n’est pas si compliqué de déléguer : une bonne préparation, l’utilisation de la connaissance des membres de notre équipe, la communication et les suivis sont les facteurs déterminants. Le plus difficile, selon moi, est d’avoir la discipline de s’arrêter et de prendre le temps de bien faire les choses avant, pendant et après la fin du projet. C’est toutefois en forgeant que l’on devient forgeron; plus on s’impose cette discipline, plus on développe ces réflexes, et plus ils deviennent naturels. Et rappelez-vous qu’en maîtrisant l’art de la délégation, vous aurez une corde supplémentaire à votre arc pour assurer le développement des membres de votre équipe!