Georges est un gestionnaire performant. Il a travaillé fort pour obtenir ce poste de direction. Georges a une équipe performante de 35 employés et a comme mandat la livraison de projets d’envergure et d’impact pour son entreprise.
L’équipe fonctionne à plein régime depuis quelques mois. La grande majorité des employés effectue des heures supplémentaires chaque semaine et réparties sur plusieurs jours de la semaine.
Voilà qu’un nouveau contrat est obtenu par l’entreprise et que l’équipe de Georges doit y contribuer activement et rapidement.
Que feriez-vous à la place de Georges? Vous ajoutez cette charge de travail à l’équipe sans condition? En fait, vous vous dites que si vous êtes en mesure de travailler autant et d’en donner encore, l'équipe le peut aussi…
Voici les éléments à considérer pour ne pas vous retrouver dans la même position que Georges :
Cette planification doit comporter des « miles stones » (des étapes significatives) pour la validation de sous-objectifs des projets et à des moments définis dans le temps. Cela vous permettra de suivre la réalisation de vos projets, quels qu’ils soient, ainsi que de bien connaître la quantité d’heures supplémentaires à effectuer pour y arriver.
En effet, la majorité du temps, nous savons que nos ressources doivent faire des heures supplémentaires, mais on ignore le besoin réel d’heures à réaliser pour un projet. Ce n’est qu’après que l’on peut en faire le décompte… De plus, sans planification, il est difficile de justifier l’embauche de ressources supplémentaires, surtout lorsqu’aucun budget n’a été prévu pour cela.
Cela vous permettra de vous ajuster rapidement. Vous ajustez face à l’échéancier, face à la tâche à réaliser et face aux embûches et contretemps qui peuvent survenir de vos employés. Vous gagnerez temps et crédibilité.
Comme gestionnaire, votre rôle est de protéger votre équipe et savoir dire « non » à certaines demandes qui viennent s’ajouter à la charge de travail actuelle.
Savoir dire « non » c’est aussi savoir proposer des alternatives. Par exemple : nous livrerons ce projet dans deux semaines, mais je vais repousser l’échéancier de cet autre projet (votre planification vous aidera à justifier quantitativement cette proposition).
La technologie nous rend disponibles en tout temps et on s’attend à avoir un retour immédiat. Alors, pourquoi pas! Répondre à un courriel en dehors des heures de bureau démontre une grande disponibilité et un grand engagement envers l’organisation… Ainsi, si on envoie un courriel à 20 h, il est fort à parier que votre ressource le verra… et qu’elle y répondra.
Le biais de la désirabilité sociale nous pousse à avoir des comportements qui sont conformes aux attentes sociales, ou dans le cas présent, de l’organisation. Et les heures supplémentaires sont souvent acceptées largement et même... valorisées par l’organisation. Alors, soyez vigilants aux messages que vous projetez et surtout auprès de qui.
Selon une étude de Deloitte, 75 % des compagnies doivent composer avec des employés surchargés.
Pourtant selon Towers Watson, l’équilibre est le 3e élément le plus mobilisant. Oups! L’impact de la surcharge de travail sur l’expérience employé est donc majeur.
Demander à ses employés « d’être disponibles » et de faire des heures supplémentaires, c’est tout à fait possible. Ça fait souvent partie de la réalité des organisations et des exigences de certains postes. En fait, ça peut même stimuler leur engagement envers l’entreprise! Les employés sentent la reconnaissance et l’appréciation des efforts supplémentaires qu’ils ont faits. Par vous, et même dans certains cas, de la part de la haute direction. Mais là où l’effet contrebalance, c’est lorsque les heures supplémentaires deviennent la norme et s’installent pour une période prolongée… Les heures supplémentaires doivent donc être sporadiques et non la normalité.
N’oubliez pas que c’est vous le gestionnaire! Votre patron s’attend à ce que vous gériez cette équipe en mettant de l’avant vos qualités de leader et l’expérience employé.
Alors, évaluez bien la situation lorsque vous devez accepter un mandat qui implique à nouveau des heures supplémentaires pour votre équipe. La rigueur, la planification et le respect sont vos alliés.
Elle cumule plus de 20 ans d’expérience en conseils stratégiques liés à la gestion des talents, auprès d’organisations manufacturières et de services.
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